Trong kỷ nguyên số, việc quản lý thông tin cá nhân và công việc hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì năng suất. Ứng dụng ghi chú đã trở thành công cụ không thể thiếu, giúp chúng ta nắm bắt ý tưởng, lưu trữ thông tin và sắp xếp cuộc sống. Là một người dùng Evernote lâu năm, tôi đã chứng kiến nhiều thay đổi trong cách ứng dụng này vận hành. Đến một thời điểm, tôi nhận ra mình cần một giải pháp thay thế đáng tin cậy hơn. Hành trình tìm kiếm đã dẫn tôi qua nhiều lựa chọn, bao gồm cả Standard Notes, và cuối cùng dừng chân tại Notion – một nền tảng vượt xa khái niệm ghi chú thông thường. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết về lý do tôi rời bỏ Evernote, những trải nghiệm với Standard Notes, và tại sao Notion lại trở thành lựa chọn tối ưu, giúp tôi thống trị công việc và quản lý thông tin một cách hiệu quả nhất.
Cách Tôi Sử Dụng Các Ứng Dụng Ghi Chú
Các ứng dụng ghi chú phổ biến nhờ khả năng nắm bắt suy nghĩ và ý tưởng nhanh chóng, dễ dàng, cùng với tính năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Cá nhân tôi ít khi ghi chú theo kiểu truyền thống như trong các buổi học hay hội thảo. Thay vào đó, tôi thường ghi chú nhanh trong các cuộc họp kinh doanh để nắm bắt thông tin theo thời gian thực. Phần lớn ghi chú được gõ của tôi là những ghi chú ngắn gọn để ghi lại ý tưởng bất chợt hoặc suy nghĩ thoáng qua mà tôi không muốn bỏ lỡ. Các ghi chú dài hơn thường là bản nháp cho những dự án hoặc tài liệu tôi đang thực hiện.
Đại đa số ghi chú của tôi là thông tin được thu thập từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như các trang web đã được “cắt” (web clipper), các tệp đã tải xuống, tài liệu được quét hoặc ảnh chụp sản phẩm bằng điện thoại. Tôi hiện có hơn 10.000 ghi chú và tất cả chúng đều rất quan trọng đối với tôi.
Evernote: Người Bạn Đồng Hành Từ Thuở Sơ Khai
Tôi bắt đầu sử dụng Evernote từ ngày 12 tháng 7 năm 2009 và trở thành người đăng ký trả phí vào ngày 6 tháng 1 năm 2010.
Lịch Sử Gắn Bó Và “Siêu Năng Lực” Của Evernote
Evernote từng tự gọi sản phẩm của mình là “bộ não ngoài khổng lồ” của bạn – một bộ não không bao giờ quên. Để điều đó hoạt động, bạn cần có khả năng nắm bắt thông tin một cách dễ dàng và mượt mà, đồng thời truy xuất nó nhanh chóng và chính xác. Việc thu thập mọi thứ vào một nơi thật tuyệt vời, miễn là quá trình không bị chậm chạp và chức năng tìm kiếm nhanh, chính xác.
Điều đó đã đúng với gần như toàn bộ thời gian tôi sử dụng Evernote. Tuy nhiên, mọi thứ đã thay đổi trong năm qua. Evernote vẫn đứng đầu về khả năng tạo ghi chú. Bạn có thể gõ, chụp ảnh, quét, cắt trang web hoặc gửi email vào Evernote. Ứng dụng này thậm chí có thể theo dõi một thư mục và tự động tải lên các tệp được thả vào đó hoặc gửi từ máy quét. Bạn còn có thể ghi lại các đoạn âm thanh.
Chức năng tìm kiếm cũng rất tuyệt vời. Bạn có thể gắn thẻ ghi chú, tìm kiếm trong tiêu đề và nội dung ghi chú, tìm kiếm trong các tệp PDF đính kèm. Đặc biệt, bạn còn có thể tìm kiếm các thuật ngữ xuất hiện trong ảnh hoặc trong các ghi chú viết tay nhờ tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) tích hợp của Evernote.
Những Vấn Đề Khiến Tôi Rời Bỏ Evernote
Chắc hẳn bạn có thể nhận ra tôi vẫn là một người hâm mộ lớn của Evernote. Vậy tại sao tôi lại không còn sử dụng nó nữa?
Có một vài lý do. Ứng dụng Evernote trên Android đã ngừng tạo ghi chú từ ảnh. Tôi là người đăng ký trả phí, vì vậy tôi đã liên hệ bộ phận hỗ trợ của Evernote. Không có gợi ý nào của họ khắc phục được vấn đề. Ngay cả việc cài đặt lại hoàn toàn trên một chiếc điện thoại mới cũng không giải quyết được. Cuối cùng, bản sửa lỗi đã đến dưới dạng một bản cập nhật, nhưng phải bảy tháng sau đó.
Đó là quá lâu để chờ đợi một bản sửa lỗi cho một sản phẩm bạn phụ thuộc vào mỗi ngày và đang trả tiền. Tôi đã cảm thấy vỡ mộng với Evernote với tư cách là một công ty, khi họ thay đổi mức giá và cắt giảm mạnh mẽ các tính năng của gói miễn phí, giới hạn người dùng miễn phí chỉ 50 ghi chú và đồng bộ hóa với duy nhất một thiết bị.
Những thay đổi đối với gói miễn phí không ảnh hưởng trực tiếp đến tôi, nhưng chúng là dấu hiệu cho thấy một sự thay đổi cơ bản trong nội bộ Evernote, sau khi công ty này được mua lại bởi chủ sở hữu mới. Điều đó, cùng với tốc độ chậm chạp của việc khắc phục vấn đề của tôi, đã gợi ý về một sự thay đổi trong trọng tâm phát triển.
Thử Nghiệm Standard Notes: Lựa Chọn Đáng Cân Nhắc?
Rất lâu trước khi bảy tháng chờ đợi đó kết thúc, tôi đã bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thay thế. Tôi đã thử nhiều ứng dụng ghi chú và nhận thấy Standard Notes là gần nhất với yêu cầu của mình. Nó không có tất cả các tính năng của Evernote, nhưng nó có những tính năng mà tôi thực sự cần và sử dụng nhiều nhất. Thêm vào đó, một điểm cộng lớn là Standard Notes có ứng dụng desktop native cho Linux, điều mà Evernote còn thiếu.
Giao diện Standard Notes hiển thị một ghi chú đang mở với danh sách gạch đầu dòng
Để thử Standard Notes một cách kỹ lưỡng, tôi đã đăng ký gói thuê bao. Tôi cần gói này để truy cập một số tính năng như sổ ghi chép và web clipper. Standard Notes là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời, nhưng vì hoàn cảnh đặc biệt của tôi, tôi đã gặp phải hai vấn đề lớn. Standard Notes tuyên bố không có giới hạn kích thước ghi chú, nhưng việc sử dụng các ghi chú trên 1MB có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Tôi có rất nhiều ghi chú lớn hơn con số đó. Đôi khi, ứng dụng hoạt động rất chậm, giật cục và lag khi sử dụng. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là khi cố gắng nhập dữ liệu từ Evernote.
Đúng như dự kiến, bạn cần xuất dữ liệu từ Evernote, sau đó nhập vào Standard Notes. Nhưng quá trình này đã không diễn ra suôn sẻ. Quá trình cứ liên tục kết thúc như thể đã hoàn tất, nhưng thực tế thì không. Khoảng một phần ba số ghi chú của tôi được nhập vào, nhưng chúng bị lỗi định dạng nghiêm trọng. Nếu tôi là người dùng mới hoàn toàn của Standard Notes, tôi sẽ không gặp vấn đề gì. Nhưng với hàng thập kỷ “hành lý” ghi chú mà tôi không thể bỏ đi, đây không phải là giải pháp tôi cần.
Notion: Giải Pháp Toàn Diện Và Chuyển Đổi Mượt Mà
Gọi Notion là một ứng dụng ghi chú là một sự thiếu công bằng. Nó là một công cụ tập trung vào cộng tác, cho phép bạn tạo wiki, quản lý dự án, tạo và chia sẻ tài liệu, và nhiều hơn thế nữa. Một tài liệu trên Notion có thể chứa văn bản, hình ảnh, liên kết, video và các yếu tố tương tác như danh sách việc cần làm (to-do list) hay bảng Kanban. Nó cũng cung cấp hàng chục ngàn mẫu (template) miễn phí mà bạn có thể sử dụng để tạo nội dung, và còn nhiều mẫu khác có sẵn để mua nếu bạn muốn.
Một trang Notion với nội dung đa dạng bao gồm danh sách việc cần làm và thư mục thành viên nhóm
Rõ ràng, một ghi chú chỉ là một tài liệu, vì vậy Notion cũng có thể được sử dụng như một ứng dụng ghi chú nhưng ở một cấp độ nâng cao hơn rất nhiều.
Trên gói miễn phí của Notion, tôi đã tiến hành thử nghiệm nhập dữ liệu từ Evernote. Quá trình này diễn ra cực kỳ suôn sẻ. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đăng nhập Evernote của mình, và Notion sẽ tự động liên hệ trực tiếp với máy chủ Evernote. Chỉ trong vài khoảnh khắc, các ghi chú của bạn bắt đầu xuất hiện trong Notion. Toàn bộ cơ sở dữ liệu ghi chú của tôi đã được nhập như một tác vụ nền, trong khoảng ba giờ. Chỉ riêng điều đó đã rất ấn tượng. Tất cả định dạng được giữ nguyên, không có ghi chú nào bị thiếu, và siêu dữ liệu như thẻ (tags) cũng hiện diện chính xác, điều này còn ấn tượng hơn nữa.
Notion thực hiện gần như mọi điều tôi mong đợi và cho phép tôi tiếp tục làm việc theo cách tôi muốn. Đáng tiếc là không có ứng dụng client dành riêng cho Linux. Tuy nhiên, tôi đã quen với việc làm việc trong trình duyệt, vì đó là những gì tôi phải làm với Evernote trước đây. Tôi sẵn lòng bỏ qua điểm này vì quá trình chuyển đổi hoàn hảo và không gây đau đầu.
Logo phần mềm Notion, biểu tượng của không gian làm việc đa năng
Ghi Nhớ Lựa Chọn Tối Ưu
Không phải ngẫu nhiên mà các gói đăng ký cơ bản của Evernote, Standard Notes và Notion đều có mức giá khá tương đồng. Nếu bạn không cần các tính năng nâng cao, bạn có thể sử dụng chúng miễn phí. Tôi biết nhiều người vẫn hết lòng tin dùng các gói miễn phí của Evernote hoặc Standard Notes. Cả ba đều là những sản phẩm tuyệt vời, nhưng trong tương lai gần, Notion là sự lựa chọn phù hợp nhất cho các trường hợp sử dụng cụ thể của tôi, giúp tôi tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được năng suất cao nhất.
Bạn đã từng trải nghiệm những ứng dụng ghi chú này? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về lựa chọn công cụ năng suất tối ưu cho mình dưới phần bình luận!
