Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính mạnh mẽ nhưng cũng đầy phức tạp với vô vàn ô, trang tính, tab, nút và hộp thoại. Việc điều hướng bằng chuột đôi khi có thể tốn thời gian hơn bạn nghĩ. Để giúp độc giả của tincongnghemoi.com tối ưu hóa quy trình làm việc, bài viết này sẽ tổng hợp các phím tắt Excel yêu thích của tôi, giúp bạn tăng tốc độ thao tác và trở nên chuyên nghiệp hơn.
Các phím tắt trong bài viết này áp dụng cho máy tính chạy hệ điều hành Windows. Đối với người dùng Mac, nguyên tắc thường tương tự, nhưng phím Alt của Windows thường có thể được thay thế bằng phím Options của Mac và phím Ctrl của Windows có thể được thay thế bằng phím Cmd của Mac. Hãy cùng khám phá những phím tắt công nghệ hữu ích này để nâng cao năng suất của bạn.
Điều hướng giữa các ô trong Excel
Mặc dù việc sử dụng các phím mũi tên là cách cơ bản để di chuyển lên, xuống, trái hoặc phải đến một ô liền kề, nhưng có những phím tắt đơn giản mà hiệu quả giúp tôi di chuyển xa hơn chỉ trong một lần nhấn. Nhờ đó, tôi không còn phải phụ thuộc vào con lăn chuột để cuộn trong Excel nữa.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến cạnh phải của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên phải hoặc End+Mũi tên phải |
| Di chuyển đến cạnh trái của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên trái hoặc End+Mũi tên trái |
| Di chuyển đến đầu vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên lên hoặc End+Mũi tên lên |
| Di chuyển đến cuối vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên xuống hoặc End+Mũi tên xuống |
| Di chuyển đến ô A1 | Ctrl+Home |
| Di chuyển đến ô hoạt động cuối cùng trong trang tính | Ctrl+End |
| Di chuyển đến cột A trong hàng hiện tại | Home |
| Di chuyển xuống một màn hình từ ô hiện tại | Page Down |
| Di chuyển lên một màn hình từ ô hiện tại | Page Up |
| Di chuyển sang phải một màn hình từ ô hiện tại | Alt+Page Down |
| Di chuyển sang trái một màn hình từ ô hiện tại | Alt+Page Up |
Để chọn các ô trong khi di chuyển giữa chúng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift cùng với các phím tắt trên. Ví dụ, Shift+Home sẽ chọn tất cả các ô trong hàng hiện tại từ ô hoạt động đến cột A. Tương tự, Shift+Ctrl+Mũi tên phải sẽ chọn tất cả các ô giữa ô hoạt động và cạnh phải của vùng dữ liệu.
Bạn cũng có thể nhấn Alt+F3 để kích hoạt Name Box của Excel ở góc trên bên trái cửa sổ. Tại đây, bạn có thể gõ tên cho ô hoặc các ô đã chọn, hoặc sử dụng các phím mũi tên lên và xuống cùng với Enter để điều hướng đến một vùng đã đặt tên trước đó.
Người dùng thao tác phím tắt Excel trên bàn phím để làm việc hiệu quả.
Điều hướng Ribbon Excel
Chìa khóa để điều hướng thanh Ribbon trong Microsoft Excel là hiểu rõ chức năng của phím Alt. Khi tôi nhấn và thả phím Alt, một chữ cái sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tab trên Ribbon.
Sau đó, khi tôi nhấn một trong những chữ cái tương ứng đó (chẳng hạn như H để mở tab “Home”), một mã mới sẽ xuất hiện cho mỗi lệnh.
Giao diện Ribbon trong Excel hiển thị các tùy chọn kích hoạt bằng phím Alt trên tab Home.
Kết quả là, một số tổ hợp phím tắt Alt giờ đây đã ăn sâu vào tâm trí tôi vì tần suất sử dụng thường xuyên. Ví dụ, tôi biết rằng Alt > Q đưa tôi đến trường tìm kiếm ở đầu cửa sổ, Alt > H > L > R mở Trình quản lý Quy tắc Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting Rules Manager), và Alt > W > VG ẩn và hiện đường lưới (gridlines).
Để vào chế độ chỉnh sửa ô, nhấn F2. Thao tác này kích hoạt thanh công thức (formula bar), nơi bạn có thể xem và sửa đổi công thức hoặc giá trị của ô đã chọn. Sau đó, để trở về chế độ điều hướng, nhấn Enter hoặc Ctrl+Enter.
Điều tôi thích nhất về phím tắt Alt trong các chương trình của Microsoft như Excel và Word là khi tôi nhấn Alt, các công cụ tôi đã thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) sẽ được đánh số. Điều này có nghĩa là tôi có thể thực hiện các hành động thường dùng nhất chỉ bằng cách nhấn hai phím.
Trong trường hợp của tôi, nhấn Alt > 8 khởi chạy công cụ Camera để chụp một số dữ liệu, và Alt > 9 bật Focus Cell để tôi có thể đọc bảng tính của mình dễ dàng hơn.
Giao diện Microsoft Excel với thanh Quick Access Toolbar được tùy chỉnh để truy cập nhanh các lệnh.
Mặc dù hầu hết các hộp thoại đều có thể được khởi chạy thông qua Ribbon, tôi thường sử dụng các phím tắt trực tiếp hơn để truy cập các công cụ mình dùng thường xuyên nhất.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Điều hướng đến hộp thoại Format Cells | Ctrl+1 |
| Điều hướng đến hộp thoại Find And Replace | Ctrl+F (Tìm) hoặc Ctrl+H (Thay thế) |
| Điều hướng đến hộp thoại Go To | Ctrl+G hoặc F5 |
| Điều hướng đến hộp thoại Paste Special | Ctrl+Alt+V |
| Điều hướng đến hộp thoại Create Table | Ctrl+T |
| Điều hướng đến hộp thoại Insert Function | Shift+F3 |
| Điều hướng đến hộp thoại Name Manager | Ctrl+F3 |
Điều hướng Hộp thoại Excel
Khi đã sử dụng phím tắt phù hợp để mở một hộp thoại trong Excel, tôi tiếp tục sử dụng bàn phím để điều hướng trong đó.
Mặc dù tôi phải mất một thời gian để bỏ thói quen với chuột, nhưng một khi đã quen với việc sử dụng bàn phím để chuyển đổi giữa các tab và tùy chọn, tôi nhận ra mình đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến tab tiếp theo | Ctrl+Tab |
| Di chuyển đến tab trước đó | Ctrl+Shift+Tab |
| Chuyển giữa các điều khiển trong một tab | Tab |
| Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm đã chọn | Space |
| Mở rộng menu thả xuống đã chọn | Mũi tên xuống |
| Chọn một tùy chọn trong menu thả xuống đã mở rộng | Mũi tên > Enter |
| Lưu thay đổi và đóng hộp thoại | Enter |
Một cách nhanh hơn nữa mà tôi thích để kích hoạt một điều khiển trong tab hộp thoại là nhấn Alt và chữ cái được gạch chân trong tên điều khiển đó. Ví dụ, sau khi sử dụng Ctrl+1 và sau đó Ctrl+Tab để mở tab Font của hộp thoại Format Cells, nhấn Alt+K đã kích hoạt hiệu ứng gạch ngang chữ (strikethrough), vì chữ “k” được gạch chân trong nhãn công cụ.
Hiệu ứng gạch ngang chữ (strikethrough) được kích hoạt trong hộp thoại Format Cells của Microsoft Excel.
Hai bàn tay đang sử dụng laptop hiển thị logo Excel, minh họa thao tác làm việc hiệu quả.
Điều hướng giữa các trang tính Excel
Nếu bạn giống tôi, nhiều sổ làm việc (workbook) Excel của bạn chứa nhiều hơn một trang tính (worksheet), bạn sẽ biết việc chuyển đổi qua lại giữa các tab bằng chuột khó chịu đến mức nào. May mắn thay, những phím tắt dễ nhớ này giúp quá trình này tốn ít thời gian hơn nhiều.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển đến trang tính (tab) tiếp theo | Ctrl+Page Down |
| Chuyển đến trang tính (tab) trước đó | Ctrl+Page Up |
| Mở một tab mới ngay trước tab hiện hoạt | Shift+F11 |
Để đổi tên trang tính hiện hoạt, nhấn Alt > H > O > R, gõ tên trang tính và nhấn Enter.
Bảng tính Excel với tên các trang tính (worksheets) được đánh dấu, thể hiện việc điều hướng và quản lý sheet.
Mở và đóng tệp Excel
Các phím tắt trong Microsoft Excel không chỉ giới hạn ở việc tạo bảng tính. Trên thực tế, tôi sử dụng chúng để mở một sổ làm việc vào đầu ngày và đóng nó khi công việc hoàn tất.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Mở sổ làm việc hiện có (khi Excel đã mở) | Ctrl+O |
| Mở sổ làm việc mới (khi Excel đã mở) | Ctrl+N |
| Đóng một sổ làm việc nhưng vẫn để Excel mở | Ctrl+W hoặc Ctrl+F4 |
| Đóng Excel | Alt+F4 |
| Mở hộp thoại Save As | F12 |
| Lưu sổ làm việc | Ctrl+S |
Nếu bạn chưa lưu một sổ làm việc và nhấn Ctrl+W, Ctrl+F4, hoặc Alt+F4, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn lưu trước khi tệp đóng.
Logo ứng dụng Microsoft Excel, biểu tượng phần mềm bảng tính phổ biến.
Kết luận
Việc thành thạo các phím tắt Excel là một kỹ năng công nghệ không thể thiếu để nâng cao năng suất và làm việc hiệu quả hơn. Thay vì tốn thời gian với chuột, những tổ hợp phím này cho phép bạn thực hiện các thao tác điều hướng và quản lý bảng tính một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Đừng chỉ dừng lại ở các phím tắt; bạn còn có thể áp dụng nhiều thủ thuật khác để tiết kiệm thời gian khi sử dụng Excel. Ví dụ, bạn có thể cố định khung (freeze panes) để tránh cuộn quá mức, sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting) để tự động tô màu ô tùy theo giá trị, hoặc biến dữ liệu của mình thành PivotTable để phân tích trong nháy mắt.
Hãy luyện tập thường xuyên để biến những phím tắt này thành phản xạ tự nhiên, giúp bạn trở thành một chuyên gia Excel thực thụ. Đừng ngần ngại chia sẻ những phím tắt Excel yêu thích của bạn hoặc những thủ thuật nào đã giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong phần bình luận bên dưới!
