Bạn thường xuyên phải đối mặt với các tập dữ liệu tương tự nằm rải rác trên nhiều trang tính Excel và cần kết hợp chúng thành một bảng duy nhất? Việc này có thể tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiềm ẩn rủi ro sai sót nếu thực hiện thủ công. May mắn thay, Excel cung cấp một công cụ mạnh mẽ mang tên Power Query Editor, giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Nếu bạn chưa từng sử dụng công cụ này, hãy sẵn sàng ngạc nhiên bởi sự tiện lợi và hiệu quả mà nó mang lại. Bài viết này tincongnghemoi.com sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách ghép nối bảng Excel sử dụng Power Query Editor, biến công việc phức tạp thành đơn giản.
Những Điều Cần Lưu Ý Trước Khi Bắt Đầu
Để quá trình nối dữ liệu Excel diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Phạm vi bài viết: Hướng dẫn này chỉ tập trung vào việc kết hợp các bảng từ cùng một tệp Excel (workbook), không bao gồm các nguồn bên ngoài hoặc nhiều tệp workbook khác nhau.
- Định dạng bảng Excel: Đảm bảo tất cả các tập dữ liệu bạn muốn ghép nối đều đã được định dạng dưới dạng bảng Excel chính thức (Excel tables), có tiêu đề cột rõ ràng.
- Tiêu đề cột: Mỗi bảng phải chứa cùng một bộ tiêu đề cột. Thứ tự các cột có thể khác nhau giữa các bảng, nhưng tên tiêu đề phải nhất quán để Power Query có thể nhận diện và ghép nối chính xác.
- Đặt tên bảng: Kiểm tra và đảm bảo mỗi bảng được đặt tên phù hợp với nội dung của nó. Việc đặt tên rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý và thao tác dễ dàng hơn trong Power Query Editor.
Ba bảng Excel khác nhau với các tiêu đề và dữ liệu mẫu, thể hiện sự cần thiết của việc định dạng bảng và đặt tên trước khi ghép nối.
Để thực hành theo hướng dẫn này, bạn có thể tải xuống tệp Excel ví dụ miễn phí được sử dụng trong bài viết. Nút tải xuống nằm ở góc trên cùng bên phải màn hình sau khi bạn nhấp vào liên kết.
Bước 1: Tạo Các Kết Nối Dữ Liệu
Hãy tưởng tượng bạn có một tệp Excel với hai trang tính: Vegetable_Prices_2022 chứa bảng Vegetables và Fruit_Prices_2022 chứa bảng Fruit. Cả hai bảng đều có các tiêu đề cột giống nhau, nhưng thứ tự có thể khác. Nhiệm vụ của bạn là xếp chồng hai bảng này lên nhau, tạo thành một tập dữ liệu duy nhất.
Bước đầu tiên là tạo kết nối giữa mỗi tập dữ liệu với Power Query.
Để thực hiện điều này, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng đầu tiên. Trên thanh công cụ (ribbon), đi tới tab Data (Dữ liệu), sau đó nhấp vào “From Table/Range” (Từ Bảng/Phạm vi).
Tùy chọn "From Table/Range" được chọn trong tab "Data" của Excel để tạo kết nối dữ liệu từ bảng.
Tiếp theo, trong cửa sổ Power Query Editor, nhấp vào nửa dưới của nút “Close & Load” (Đóng và Tải) ở góc trên bên phải, sau đó chọn “Close & Load To…” (Đóng và Tải Tới…).
Trong hộp thoại Import Data (Nhập Dữ liệu), chọn tùy chọn “Only Create Connection” (Chỉ Tạo Kết nối), sau đó nhấp “OK”.
Nút chọn "Only Create Connection" được đánh dấu trong hộp thoại "Import Data" của Excel, hướng dẫn chỉ tạo kết nối mà không tải dữ liệu.
Tại thời điểm này, khung Queries & Connections (Truy vấn & Kết nối) sẽ mở ra ở phía bên phải cửa sổ Excel, nơi kết nối bạn vừa tạo sẽ được liệt kê.
Bây giờ, hãy lặp lại quy trình này cho tất cả các bảng còn lại mà bạn muốn kết nối. Bạn sẽ thấy chúng được liệt kê trong khung Queries & Connections khi hoàn thành.
Hai truy vấn bảng được liệt kê trong khung "Queries And Connections" bên phải Excel, cho thấy các kết nối dữ liệu đã được tạo thành công.
Bước 2: Kết Hợp Các Truy Vấn
Sau khi bạn đã tạo các kết nối giữa các tập dữ liệu, đã đến lúc kết hợp chúng.
Trong bất kỳ trang tính nào của tệp Excel, hãy chuyển đến tab Data (Dữ liệu), nhấp vào “Get Data” (Lấy Dữ liệu), sau đó chọn Combine Queries (Kết hợp Truy vấn) > Append (Ghép nối).
Tùy chọn "Append" được chọn trong menu "Get Data > Combine Queries" của Excel, khởi động quá trình ghép nối các bảng.
Bây giờ, hãy chọn tùy chọn phù hợp với số lượng bảng bạn muốn xếp chồng lên nhau. Trong ví dụ này, chúng ta đang ghép nối hai tập dữ liệu, vì vậy hãy chọn “Two Tables” (Hai Bảng). Sau đó, sử dụng các menu thả xuống để chọn các bảng bạn muốn ghép nối.
Khi bạn nhấp “OK”, Power Query Editor sẽ mở lại với các bảng đã chọn được ghép nối.
Bạn sẽ nhận thấy rằng, ngay cả khi các cột Form nằm ở các vị trí khác nhau trong mỗi tập dữ liệu gốc, Power Query Editor đã nhận diện chúng là các trường tương ứng và hợp nhất chúng vào kết quả ghép nối. Đây là một trong những điểm mạnh của công cụ này!
Bảng dữ liệu đã được ghép nối hiển thị trong Power Query Editor của Excel, cho thấy các cột tương ứng đã được kết hợp chính xác.
Bước 3: Chuyển Đổi Dữ Liệu Trong Power Query Editor
Trước khi tải dữ liệu đã ghép nối trở lại tệp Excel của bạn, hãy thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với cấu trúc của dữ liệu.
Ví dụ, vì hai bảng vẫn đang được xếp chồng lên nhau, bạn có thể muốn sắp xếp dữ liệu theo cột Product. Để làm điều này, nhấp vào nút lọc trong tiêu đề cột, sau đó chọn “Sort Descending” (Sắp xếp Giảm dần).
Thứ hai, sẽ hợp lý hơn nếu cột Form nằm cạnh cột Product. Bạn có thể dễ dàng thực hiện điều này bằng cách nhấp, giữ và kéo tiêu đề cột Form đến vị trí mong muốn.
Một cột trong Power Query Editor của Excel đang được kéo để sắp xếp lại vị trí, minh họa khả năng tùy chỉnh cấu trúc dữ liệu.
Cuối cùng, để làm cho tên sản phẩm nổi bật hơn, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột Product, di chuột qua “Transform” (Chuyển đổi) và nhấp “Uppercase” (Chữ hoa).
Thao tác chuyển đổi văn bản sang chữ in hoa đang được thực hiện trên một cột trong Power Query Editor của Excel, giúp định dạng dữ liệu rõ ràng hơn.
Bước 4: Tải Dữ Liệu Mới Đã Ghép Nối
Bây giờ dữ liệu của bạn đã được ghép nối và chỉnh sửa, bạn đã sẵn sàng tải nó vào tệp Excel của mình.
Nhấp vào nửa trên của nút “Close & Load” (Đóng và Tải) ở góc trên bên trái của Power Query Editor để tải bảng vào một trang tính mới trong tệp Excel.
Để có các tùy chọn khác, chẳng hạn như tải dữ liệu vào một trang tính hiện có hoặc dưới dạng PivotTable, nhấp vào nửa dưới của nút và chọn “Close & Load To…”.
Bây giờ, những gì trước đây là hai tập dữ liệu đã được tổ chức gọn gàng thành một bảng duy nhất.
Bảng Excel cuối cùng với dữ liệu từ hai tập hợp đã được ghép nối gọn gàng, sẵn sàng cho việc phân tích và sử dụng.
Nếu dữ liệu nguồn thay đổi, bạn chỉ cần chọn bất kỳ ô nào trong bảng đã ghép nối, và trong tab Table Design (Thiết kế Bảng), nhấp vào “Refresh” (Làm mới). Thao tác này sẽ đảm bảo rằng bảng đã ghép nối luôn phản ánh các phiên bản mới nhất của dữ liệu gốc, giúp bạn duy trì tính chính xác và cập nhật của thông tin mà không cần thực hiện lại toàn bộ quy trình.
Các Hành Động Bổ Sung Bạn Có Thể Thực Hiện
Bạn không cần phải dừng lại ở đó! Dưới đây là một số bước khác bạn có thể thực hiện để tận dụng tối đa dữ liệu mới được tạo của mình.
Điều Chỉnh Thuộc Tính Bảng
Theo mặc định, các bảng được tạo thông qua Power Query sử dụng kiểu bảng màu xanh lá cây trung bình 7. Để chọn một kiểu khác, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và chọn một kiểu trong nhóm Table Style (Kiểu Bảng) của tab Table Design (Thiết kế Bảng) trên thanh công cụ.
Menu thả xuống "Table Styles" trong tab "Table Design" của Excel, cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện của bảng dữ liệu.
Trong khi tab Table Design đang mở, bạn cũng nên xem lại các lựa chọn trong nhóm Table Style Options (Tùy chọn Kiểu Bảng) để tùy chỉnh thêm giao diện và chức năng của bảng.
Ghép Nối Thêm Bảng Khác
Nếu bạn muốn ghép nối thêm một bảng khác từ một trang tính khác vào bảng đã ghép nối hiện có, trước tiên hãy tạo một kết nối mới bằng cách làm theo Bước 1 ở trên. Sau đó, nhấp đúp vào truy vấn mới trong khung Queries & Connections.
Tiếp theo, trong Power Query Editor, chọn truy vấn ghép nối ban đầu của bạn (ví dụ: Append1).
Truy vấn "Append1" được chọn trong khung "Queries" của Power Query Editor, chuẩn bị cho việc ghép nối thêm bảng mới vào dữ liệu hiện có.
Bây giờ, nhấp vào biểu tượng bánh răng bên cạnh bước Source (Nguồn). Tại đây, bạn có thể thêm truy vấn mới trước khi nhấp “OK”, sau đó “Close & Load”.
Tạo PivotTable và PivotChart
PivotTable và PivotChart là những công cụ cực kỳ hữu ích để phân tích, tóm tắt và trình bày dữ liệu chuyên sâu. Để tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu đã được xếp chồng của bạn, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng, và trong tab Insert (Chèn) trên thanh công cụ, nhấp vào “PivotTable” hoặc “PivotChart”.
Các nút "PivotTable" và "PivotChart" được chọn trong tab "Insert" của Excel, cho phép tạo biểu đồ và bảng tổng hợp từ dữ liệu đã ghép nối để phân tích sâu.
Power Query Editor của Excel cũng có khả năng nhập và tổ chức dữ liệu từ các nguồn bên ngoài như tệp PDF, một trang web hoặc một bảng tính khác. Việc hình thành thói quen sử dụng công cụ mạnh mẽ này – từng là một tiện ích bổ sung cho đến khi được tích hợp vào Excel như một tính năng gốc vào năm 2016 – chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp việc thao tác dữ liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Power Query Editor không chỉ là một công cụ giúp ghép nối bảng Excel đơn thuần; nó là một giải pháp toàn diện để quản lý và chuyển đổi dữ liệu hiệu quả. Bằng cách làm theo hướng dẫn chi tiết của tincongnghemoi.com, bạn có thể tự tin kết hợp các tập dữ liệu, tinh chỉnh chúng và sẵn sàng cho các phân tích chuyên sâu hơn. Hãy bắt đầu áp dụng Power Query vào công việc hàng ngày của bạn để tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác của dữ liệu.
Bạn có câu hỏi nào khác về Power Query hay các thủ thuật Excel? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn ở phần bình luận bên dưới hoặc tìm hiểu thêm các hướng dẫn công nghệ khác tại tincongnghemoi.com!
