Trong công việc với Microsoft Excel, việc trình bày và phân tích dữ liệu theo các khoảng thời gian cụ thể là một nhu cầu thiết yếu. Thay vì sử dụng các nút lọc truyền thống có phần giới hạn, tính năng Timeline cung cấp một giải pháp động và trực quan hơn hẳn. Đây là một công cụ lọc mạnh mẽ, cho phép bạn nhanh chóng hiển thị dữ liệu từ từng ngày, tháng, quý hoặc năm, giúp việc phân tích trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách tận dụng Timeline trong Excel để kiểm soát và trình bày dữ liệu của mình một cách chuyên nghiệp.
Bước 1: Chuyển Dữ Liệu Thô Thành PivotTable
Để có thể sử dụng Timeline, bước đầu tiên và quan trọng nhất là chuyển dữ liệu thô của bạn thành một PivotTable.
Tạo PivotTable từ dữ liệu của bạn
Hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu đã được định dạng hoặc chưa định dạng của bạn. Sau đó, trên thanh công cụ Ribbon, bạn vào tab Insert (Chèn) và nhấp vào PivotTable.
Logo Microsoft Excel trên nền xanh lá, minh họa cho việc tạo PivotTable trong Excel
Trong hộp thoại xuất hiện, hãy kiểm tra lại để đảm bảo toàn bộ phạm vi dữ liệu, bao gồm cả tiêu đề, đã được chọn. Tiếp theo, bạn có thể chọn New Worksheet (Trang tính mới) hoặc Existing Worksheet (Trang tính hiện có), tùy thuộc vào nơi bạn muốn đặt PivotTable và Timeline của mình. Chúng tôi khuyến nghị tạo PivotTable trên một trang tính mới để có một không gian trống tiện lợi cho việc tùy chỉnh các công cụ và tính năng. Sau khi hoàn tất lựa chọn, nhấp vào OK.
Chọn và sắp xếp các trường dữ liệu
Bây giờ, trong ngăn PivotTable Fields (Trường PivotTable), hãy đánh dấu vào các trường mà bạn muốn PivotTable hiển thị. Ví dụ, nếu bạn muốn xem tổng doanh số theo tháng, hãy chọn cả trường Tháng và Doanh số.
Giao diện ngăn trường PivotTable trong Excel hiển thị các trường Tháng và Doanh số đã chọn
Excel rất thông minh, nó sẽ tự động nhận diện dữ liệu của bạn chứa tháng và giá trị, sau đó đặt trường Tháng vào mục Rows (Hàng) và trường Tổng Doanh số vào mục Values (Giá trị).
Cửa sổ trường PivotTable Excel với trường Tháng trong mục Hàng và Tổng Doanh số trong mục Giá trị
Bạn cũng có thể thấy Excel đã tự động thêm các trường Năm và Quý vào mục Rows của PivotTable. Điều này có nghĩa là PivotTable của bạn đã được nhóm theo đơn vị thời gian lớn nhất (ở đây là năm), và bạn có thể nhấp vào các biểu tượng “+” và “-” để mở rộng hoặc thu gọn để hiển thị số liệu theo quý và tháng.
Bảng PivotTable trong Excel hiển thị dữ liệu năm 2023 được chia theo quý và tháng
Tuy nhiên, để Timeline hoạt động hiệu quả nhất và luôn hiển thị đầy đủ dữ liệu hàng tháng, bạn nên loại bỏ các trường thời gian phụ như Năm hoặc Quý khỏi mục Rows. Để làm điều này, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh từng trường đó trong ngăn PivotTable Fields và chọn Remove Field (Gỡ bỏ trường). Sau này, bạn có thể dễ dàng thêm chúng trở lại trực tiếp thông qua Timeline.
Menu chuột phải của một trường trong mục Hàng của PivotTable Excel với tùy chọn 'Gỡ bỏ trường' được chọn
Lúc này, PivotTable của bạn sẽ chỉ hiển thị từng tháng và tổng doanh số tương ứng.
Bước 2: Chèn Và Sử Dụng Bộ Lọc Timeline
Sau khi có PivotTable, bước tiếp theo là chèn và liên kết Timeline với dữ liệu này.
Chèn Timeline vào trang tính
Chọn bất kỳ ô nào trong PivotTable của bạn, sau đó mở tab Insert (Chèn) trên thanh Ribbon và nhấp vào nút Timeline.
Nút Timeline được tô sáng trong tab Chèn của Excel khi một ô PivotTable được chọn
Trong hộp thoại Insert Timelines (Chèn Timeline) xuất hiện, đánh dấu chọn trường thời gian của bạn (ví dụ: “Month” nếu dữ liệu của bạn có trường tháng) và nhấp OK.
Hộp thoại Chèn Timeline trong Excel với trường 'Tháng' được chọn và nút OK
Tùy chỉnh vị trí và kích thước Timeline
Bây giờ, bạn có thể điều chỉnh vị trí và thay đổi kích thước của Timeline trên trang tính của mình sao cho nó gọn gàng gần PivotTable. Bạn có thể chèn thêm hàng hoặc cột để có không gian phù hợp và đặt Timeline ở vị trí dễ nhìn.
Bộ lọc Timeline trong Excel được đặt phía trên bảng PivotTable để lọc dữ liệu
Để làm cho các đồ họa của bạn nổi bật hơn và cải thiện giao diện của trang tính, bạn có thể ẩn các đường lưới (gridlines) của Excel.
Cách lọc dữ liệu với Timeline
Giờ đây, bạn có thể sử dụng Timeline để hiển thị dữ liệu đã chọn trong PivotTable của mình. Ví dụ, nếu bạn nhấp vào “JUL” dưới nhãn 2024, chỉ dữ liệu của tháng 7 năm 2024 sẽ hiển thị trong bảng.
Để hiển thị nhiều tháng cùng một lúc, bạn có thể nhấp và kéo các thanh kéo ở hai đầu của thanh màu trong Timeline. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào một tháng, giữ phím Shift và nhấp vào một tháng khác để hiển thị hai tháng đó và tất cả các tháng ở giữa. PivotTable của bạn cũng sẽ hiển thị một hàng tổng cộng (Grand Total) để việc phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
Timeline Excel với các tháng từ Tháng Tư đến Tháng Bảy được chọn, hiển thị dữ liệu tương ứng trong PivotTable
Một cách khác để sử dụng Timeline là chọn các đơn vị thời gian khác nhau, chẳng hạn như quý hoặc năm. Mặc dù bạn đã xóa các trường này trong ngăn PivotTable Fields trước đó, chúng vẫn xuất hiện dưới dạng bộ lọc trong Timeline của bạn.
Đơn giản chỉ cần nhấp vào mũi tên xuống ở góc trên bên phải của hộp Timeline và chọn, ví dụ, “Quarters” (Quý). Sau đó, bạn có thể chọn các quý hoặc năm mà bạn muốn hiển thị dữ liệu.
Timeline Excel được đặt ở chế độ Quý, với ba quý đầu tiên của năm 2023 được chọn để lọc dữ liệu
Để xóa các ngày đã chọn và hiển thị lại toàn bộ dữ liệu, hãy chọn Timeline và nhấn Alt+C. Hoặc, nhấp vào biểu tượng bộ lọc có dấu gạch chéo màu đỏ ở góc trên bên phải của hộp Timeline.
Bước 3: Định Dạng Bộ Lọc Timeline Theo Ý Muốn
Ngoài việc thay đổi kích thước và vị trí, bạn cũng có thể định dạng Timeline để nó trông chuyên nghiệp hơn và phù hợp với phong cách báo cáo của bạn. Khi bạn chọn Timeline, Excel sẽ thêm tab Timeline vào thanh Ribbon. Tại đó, bạn có thể chọn hiển thị hoặc ẩn các nhãn bằng cách đánh dấu chọn các tùy chọn trong nhóm Show (Hiển thị) hoặc chọn một thiết kế khác trong nhóm Timeline Styles (Kiểu Timeline).
Nhóm 'Kiểu Timeline' và 'Hiển thị' trên tab Timeline trong Excel để định dạng bộ lọc
Mặc dù không có cách nào để định dạng lại các kiểu Timeline có sẵn, bạn có thể tạo một bản sao của một kiểu và định dạng lại bản sao đó. Để thực hiện, nhấp chuột phải vào kiểu bạn chọn và nhấp vào Duplicate (Tạo bản sao).
Sau đó, trong hộp thoại Modify Timeline Style (Sửa đổi kiểu Timeline), đổi tên kiểu mới của bạn trong trường Name (Tên) và nhấp vào Format (Định dạng).
Hộp thoại 'Sửa đổi kiểu Timeline' trong Excel với tên kiểu mới được điền và nút Định dạng được chọn
Bây giờ, bạn hãy duyệt qua các tab Font (Phông chữ), Border (Viền) và Fill (Tô màu) để áp dụng thiết kế riêng của bạn cho Timeline, sau đó nhấp OK hai lần khi hoàn tất để đóng cả hai hộp thoại và lưu kiểu mới của bạn.
Hộp thoại 'Định dạng thành phần Timeline' trong Excel với các tab Font, Border, Fill được đánh dấu
Cuối cùng, khi Timeline của bạn đã được chọn, hãy nhấp vào kiểu Timeline mới mà bạn vừa tạo để áp dụng định dạng của nó. Để điều chỉnh thêm thiết kế của kiểu Timeline mới, nhấp chuột phải vào kiểu đó trong nhóm Timeline Styles của tab Timeline và nhấp vào Modify (Sửa đổi).
Bước 4: Nâng Cao Phân Tích Với PivotChart Động
Bước cuối cùng để tận dụng tối đa Timeline của bạn là thêm một PivotChart. Biểu đồ này sẽ tự động cập nhật theo các ngày bạn chọn trong Timeline, tạo ra một công cụ phân tích dữ liệu trực quan và mạnh mẽ.
Chèn PivotChart liên kết với PivotTable
Chọn bất kỳ ô nào trong PivotTable của bạn và trong tab Insert (Chèn) trên thanh Ribbon, nhấp vào PivotChart.
Nút PivotChart được chọn trong tab Chèn của Excel để tạo biểu đồ động
Trong hộp thoại Insert Chart (Chèn Biểu đồ) xuất hiện, chọn một loại biểu đồ từ menu bên trái và một biểu đồ cụ thể từ khu vực chọn bên phải. Ví dụ, bạn có thể chọn một biểu đồ cột cụm (clustered column chart) đơn giản. Sau đó, nhấp vào OK.
Bảng tính Excel với biểu đồ 3D minh họa khả năng tạo PivotChart động
Biểu đồ cột cụm được chọn trong hộp thoại Chèn Biểu đồ của Excel
Tùy chỉnh và tương tác với PivotChart
Điều chỉnh vị trí và kích thước của biểu đồ, nhấp đúp vào tiêu đề biểu đồ để đổi tên, và nhấp vào nút “+” để chọn các nhãn bạn muốn hiển thị (ví dụ: Axis Titles, Data Labels, Legend).
Logo Excel cùng bảng tính và các biểu đồ minh họa tính năng định dạng biểu đồ
Bảng tính Excel với PivotTable, Timeline và PivotChart, hiển thị nút '+' để tùy chỉnh biểu đồ
Bây giờ, hãy chọn một khoảng thời gian trên Timeline của bạn và bạn sẽ thấy cả PivotTable và PivotChart đều hiển thị dữ liệu liên quan, cập nhật theo thời gian thực. Điều này tạo ra một bảng điều khiển dữ liệu động, giúp bạn dễ dàng theo dõi xu hướng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Giải Pháp Thay Thế: Sử Dụng Slicer Để Lọc Dữ Liệu
Ngoài Timeline, một cách khác để lọc dữ liệu nhanh chóng trong Excel là sử dụng Slicer. Slicer là một chuỗi các nút đại diện cho các danh mục hoặc giá trị khác nhau trong dữ liệu của bạn. Ưu điểm bổ sung của việc sử dụng Slicer là chúng không yêu cầu bạn phải chuyển đổi dữ liệu của mình thành PivotTable — chúng hoạt động hiệu quả với cả các bảng Excel thông thường. Tuy nhiên, Slicer lọc theo các trường thông thường (ví dụ: tên sản phẩm, khu vực) chứ không chuyên sâu về thời gian như Timeline.
Timeline trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn lọc và trực quan hóa dữ liệu theo thời gian một cách động và hiệu quả. Bằng cách kết hợp PivotTable, Timeline và PivotChart, bạn có thể biến các bảng tính phức tạp thành những báo cáo tương tác, dễ hiểu và chuyên nghiệp. Việc nắm vững tính năng này sẽ nâng cao đáng kể kỹ năng phân tích dữ liệu của bạn trong Excel.
Hãy chia sẻ kinh nghiệm sử dụng Timeline trong Excel của bạn hoặc bất kỳ thủ thuật Excel hữu ích nào khác mà bạn biết trong phần bình luận bên dưới! Khám phá thêm các hướng dẫn và mẹo công nghệ độc quyền khác tại tincongnghemoi.com để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất.
