Microsoft Excel là một công cụ không thể thiếu trong mọi ngành nghề, từ tài chính, kế toán đến quản lý dự án và phân tích dữ liệu. Với khả năng xử lý bảng tính mạnh mẽ, Excel giúp hàng triệu người dùng trên khắp thế giới tổ chức, tính toán và trực quan hóa thông tin một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc tối ưu hóa quy trình làm việc trong Excel luôn là một thách thức, đặc biệt khi bạn phải đối mặt với các bảng tính khổng lồ. Chúng ta thường nói về lợi ích của các phím tắt trong việc tăng tốc độ làm việc, nhưng có một công cụ đơn giản mà mạnh mẽ không kém: tính năng nhấp đúp (double-click).
Tính năng nhấp đúp trong Excel không chỉ giới hạn ở việc mở tệp hay chỉnh sửa ô. Nó ẩn chứa vô vàn thủ thuật giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể, thực hiện các thao tác phức tạp chỉ bằng một cú nhấp đơn giản. Từ việc tự động điền công thức đến điều chỉnh kích thước cột, những mẹo nhỏ này có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tương tác với bảng tính của mình. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 11 thủ thuật nhấp đúp yêu thích, được các chuyên gia Excel thường xuyên áp dụng để nâng cao năng suất và làm chủ công cụ này. Hãy cùng khám phá để biến những thao tác lặp đi lặp lại thành những cú click hiệu quả và chuyên nghiệp.
1. Tự Động Điền Công Thức Nhanh Chóng
Sau khi nhập một công thức vào ô và nhấn Enter, phản xạ tự nhiên của nhiều người là click và kéo “fill handle” (ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô đã chọn) để sao chép công thức xuống các hàng bên dưới. Tuy nhiên, thao tác này có thể tốn rất nhiều thời gian nếu bảng tính của bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng dữ liệu.
Thay vào đó, bạn hãy chọn ô chứa công thức, sau đó nhấp đúp vào fill handle thay vì kéo nó.
Chỉ trong tích tắc, Excel sẽ tự động sao chép công thức xuống toàn bộ cột cho đến khi gặp một hàng trống. Đây là lý do tại sao việc tránh có các hàng trống trong một bộ dữ liệu Excel thường được coi là một phương pháp thực hành tốt.
Bảng tính Excel có bốn cột dữ liệu, cột thứ tư được tô sáng khi công cụ điền tự động bằng nhấp đúp đã được sử dụng để điền dữ liệu.
Nếu dữ liệu của bạn được định dạng dưới dạng bảng Excel, cột sẽ tự động điền sau khi bạn nhập công thức đầu tiên và nhấn Enter.
2. Kích Hoạt Chế Độ Chỉnh Sửa Ô (Cell Edit Mode)
Trong ví dụ trên, kết quả ở ô D5 trả về lỗi vì không thể chia một số cho số 0. Một cách để khắc phục điều này là nhập lại các ô và chỉnh sửa công thức.
Các ô trong Microsoft Excel có bốn chế độ—chế độ sẵn sàng (ready mode – trạng thái mặc định), chế độ nhập (enter mode – được kích hoạt khi bạn bắt đầu nhập nội dung vào ô), chế độ chọn (point mode – cho phép bạn chọn các tham chiếu ô bằng chuột khi nhập công thức), và chế độ chỉnh sửa (edit mode – khi bạn cần thay đổi nội dung của ô)—và đây là chế độ chúng ta cần kích hoạt để thay đổi công thức.
Để vào chế độ chỉnh sửa của một ô, bạn chỉ cần nhấp đúp vào ô đó—bạn không cần phải xóa ô và nhập lại nội dung từ đầu! Nếu một ô chứa công thức, các ô tiền lệ sẽ được tô sáng bằng các màu khác nhau.
Vào thời điểm này, bạn có thể nhấp đúp vào một trong các tham chiếu trong công thức, sau đó nhấp chuột đơn vào một ô khác để thay đổi tham chiếu đó. Tuy nhiên, trong trường hợp này, chúng ta cần nhúng công thức hiện có vào hàm IFERROR.
Hàm IFERROR đang được thêm vào một công thức hiện có trong chế độ chỉnh sửa ô trong Excel.
Sau đó, sau khi bạn nhấn Enter, hãy nhấp đúp vào fill handle để áp dụng lại công thức mới cho các ô khác trong cột.
Một phép tính được sao chép xuống một cột trong Microsoft Excel.
3. Ẩn/Hiện Thanh Ribbon Để Mở Rộng Không Gian Làm Việc
Vì Microsoft Excel có rất nhiều công cụ, thanh Ribbon chiếm một lượng lớn không gian màn hình. Điều này có thể gây khó khăn khi làm việc trong chương trình nếu bạn có màn hình nhỏ hoặc một bảng tính lớn.
May mắn thay, bạn có thể tăng không gian màn hình cho bảng tính của mình bằng cách nhấp đúp vào bất kỳ tab nào trên thanh Ribbon để ẩn nó đi.
Khi thanh Ribbon đã ẩn, bạn sẽ thấy không gian làm việc trên bảng tính được mở rộng đáng kể.
Một bảng tính Excel với thanh Ribbon đã được ẩn.
Để mở lại thanh Ribbon, bạn chỉ cần nhấp đúp lại vào bất kỳ tab nào.
4. Đổi Tên Worksheet Nhanh Chóng
Nếu bạn có nhiều tab bảng tính đang hoạt động trong sổ làm việc của mình, việc đổi tên chúng giúp làm rõ nội dung của từng sheet, cải thiện khả năng truy cập của sổ làm việc và nâng cao hiệu quả tham chiếu 3D.
Cách nhanh nhất để đổi tên một worksheet là nhấp đúp vào tab tương ứng ở cuối cửa sổ Excel, sau đó nhập tên mới và nhấn Enter.
5. Tự Động Điều Chỉnh Độ Rộng Cột (Resize Columns) và Chiều Cao Hàng
Trong Excel, các cột quá hẹp có thể làm mất đi dữ liệu quan trọng, và các cột quá rộng có thể chiếm không gian không cần thiết.
Trong ví dụ này, cột A quá hẹp, và các cột B đến D quá rộng.
Bảng tính Excel chứa một cột quá hẹp và ba cột quá rộng.
Nhấp đúp vào cạnh phải của tiêu đề cột sẽ tự động điều chỉnh độ rộng cột theo giá trị lớn nhất trong cột đó.
Hơn nữa, bạn có thể lặp lại hành động này sau khi chọn nhiều cột để tránh phải tự động điều chỉnh kích thước từng cột một.
Một số cột trong Excel được điều chỉnh kích thước để phù hợp với độ dài giá trị lớn nhất của chúng.
Để thực hiện điều này cho mọi cột đang hoạt động trong bảng tính của bạn, hãy nhấp chuột đơn vào nút “Select All” (Chọn Tất Cả) ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel, sau đó nhấp đúp vào một trong các đường phân cách giữa bất kỳ hai tiêu đề cột nào.
Tất cả các ô được chọn trong một bảng tính Excel, và đường phân cách giữa tiêu đề cột D và cột E được nhấp đúp.
Bạn cũng có thể sử dụng thủ thuật tương tự để tự động điều chỉnh chiều cao của một hàng—chỉ cần nhấp đúp vào đường phân cách giữa hai tiêu đề hàng để thấy hàng phía trên điều chỉnh kích thước theo phần tử cao nhất mà nó chứa.
6. Sao Chép Định Dạng Liên Tục Với Format Painter
Công cụ Format Painter của Excel là một công cụ tiết kiệm thời gian vô giá, vì nó cho phép bạn sao chép định dạng từ một ô hoặc đối tượng này sang một ô hoặc đối tượng khác. Tuy nhiên, nếu bạn cần sao chép định dạng đó cho nhiều hơn một phần tử, việc nhấp vào nút Format Painter mỗi lần sẽ tốn quá nhiều thời gian.
Thay vào đó, bạn có thể nhấp đúp vào nút Format Painter để giữ công cụ này luôn hoạt động khi bạn áp dụng định dạng cho bất kỳ ô hoặc đối tượng nào mà bạn nhấp chuột sau đó.
Trong ví dụ này, giả sử bạn muốn các đối tượng nam có màu xanh dương và nữ có màu xanh lá cây, như đã được định dạng trong các ô A2 và A3.
Để làm điều này, hãy chọn ô chứa định dạng bạn muốn sao chép, sau đó nhấp đúp vào biểu tượng “Format Painter” trong tab Home trên thanh Ribbon.
Một ô trong Excel được chọn, và công cụ Format Painter được kích hoạt thông qua một cú nhấp đúp.
Sau đó, khi thấy con trỏ chuột thay đổi thành biểu tượng cây cọ, hãy nhấp vào từng ô mà bạn muốn áp dụng định dạng. Cuối cùng, nhấp vào biểu tượng Format Painter một lần nữa (hoặc nhấn Esc) khi bạn hoàn tất.
Format Painter cũng áp dụng cho hình dạng, bảng và biểu đồ, và thậm chí nó còn sao chép các quy tắc định dạng có điều kiện.
7. Di Chuyển Nhanh Đến Biên Của Vùng Dữ Liệu (Jump to the Edge of a Range)
Cuộn lên, xuống, trái và phải trên một bảng tính lớn có thể gây khó chịu và tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn muốn di chuyển đến rìa xa của dữ liệu.
Để tiết kiệm thời gian, hãy nhấp đúp vào một trong bốn cạnh của một ô để di chuyển đến rìa của vùng dữ liệu theo hướng đó.
Trong ví dụ này, việc nhấp đúp vào cạnh trên của ô C7 sẽ kích hoạt ô C1, nhấp đúp vào cạnh phải sẽ đưa tôi đến ô D7, nhấp đúp vào cạnh trái sẽ nhảy đến ô A7, và nhấp đúp vào cạnh dưới sẽ kích hoạt ô C27, rìa dưới của vùng dữ liệu.
Ô C7 trong Excel được chọn, và các mũi tên chỉ hướng di chuyển nếu cạnh của ô được nhấp đúp.
Ô bạn nhấp đúp không cần phải ở rìa của vùng dữ liệu—bạn có thể di chuyển đến một cạnh từ bất cứ đâu trong vùng dữ liệu.
Giữ phím Shift trong khi nhấp đúp vào cạnh của một ô để chọn tất cả các ô giữa ô hiện tại và ô biên, bao gồm cả hai ô đó.
8. Kích Hoạt Nhanh Công Cụ Trong Hộp Thoại (Dialog Box)
Trong các hộp thoại của Excel, bạn có thể nhấp đúp vào một công cụ để tránh phải nhấp thêm vào “OK.”
Thủ thuật nhấp đúp này không hoạt động với các ô kiểm (checkboxes) trong hộp thoại. Việc nhấp đúp vào chúng sẽ chọn và bỏ chọn tùy chọn tương ứng.
Ví dụ, sau khi nhấp chuột phải vào một ô và chọn “Insert” (Chèn), tôi có thể nhấp đúp vào dòng chữ “Entire Row” (Toàn Bộ Hàng) hoặc nút radio để kích hoạt tùy chọn đó và đóng hộp thoại.
Trong một ví dụ khác, sau khi chọn cột A và hàng 1 và nhấn Ctrl+1, tôi có thể nhấp đúp vào “Text” (Văn bản) trong tab Number (Số) để thay đổi định dạng số và đóng hộp thoại.
Văn bản được tô sáng trong tab Số của Excel.
9. Mở Bảng Định Dạng Biểu Đồ (Format Pane) Nhanh Chóng
Sau khi tạo một biểu đồ trong Excel bằng cách chọn một số dữ liệu và nhấp vào một trong các tùy chọn trong tab Insert (Chèn) trên thanh Ribbon, bạn có thể nhấp đúp vào bất kỳ thành phần nào của biểu đồ để mở bảng định dạng (Format pane) tương ứng.
Khu vực nền biểu đồ được nhấp đúp để mở bảng định dạng biểu đồ tương ứng.
Sau đó, khi bảng định dạng vẫn đang mở, bạn có thể nhấp chuột đơn vào bất kỳ phần nào khác của biểu đồ để định dạng thành phần đó.
10. Thay Đổi Cài Đặt Trường Trong PivotTable
Một trong những thách thức phổ biến nhất mà tôi thường thấy mọi người gặp phải khi sử dụng PivotTable trong Excel là không biết tìm cài đặt phù hợp ở đâu để điều chỉnh dữ liệu cho việc phân tích dễ dàng.
Trong ví dụ này, cột “Games Per Goal” đang được thể hiện dưới dạng đếm (count), không phải tổng (sum), vì vậy cần phải thay đổi điều này.
Cách nhanh nhất để làm điều này là nhấp đúp vào giữa tiêu đề trường trong hàng đầu tiên của PivotTable.
Sau đó, trong hộp thoại “Value Field Settings” (Cài đặt Trường Giá trị), nhấp đúp vào loại tổng hợp chính xác để chọn nó và đóng cửa sổ.
Tùy chọn Sum được chọn trong PivotTable.
Bạn cũng có thể nhấp đúp vào tiêu đề trường để thay đổi định dạng số. Ví dụ, để khắc phục định dạng số thập phân không nhất quán trong ví dụ dưới đây, bạn cần nhấp đúp vào tiêu đề trường, sau đó nhấp chuột đơn vào “Number Format” (Định dạng Số) trong hộp thoại Value Field Settings.
Nút Định dạng Số trong Excel.
Sau đó, nhấp đúp vào “Number” (Số) trong hộp thoại Format Cells (Định dạng Ô) để buộc tất cả các số có hai chữ số thập phân.
Bây giờ, PivotTable đang hiển thị tổng hợp chính xác, và các chữ số thập phân đều nhất quán.
Cột Tổng Số Trận Mỗi Bàn Thắng trong một PivotTable Excel được định dạng chính xác và nhất quán.
Kết Luận
Qua 11 thủ thuật nhấp đúp (double-click) được chia sẻ ở trên, có thể thấy rằng Microsoft Excel không chỉ là một công cụ bảng tính thông thường mà còn ẩn chứa vô vàn mẹo nhỏ giúp tối ưu hóa đáng kể quy trình làm việc của bạn. Từ việc tự động điền công thức chỉ trong tích tắc, nhanh chóng chuyển đổi chế độ chỉnh sửa ô, cho đến việc quản lý không gian làm việc hay điều chỉnh biểu đồ và PivotTable một cách chuyên nghiệp, mỗi cú nhấp đúp đều mang lại hiệu quả vượt trội so với các thao tác thủ công.
Việc nắm vững và áp dụng những thủ thuật này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao kỹ năng sử dụng Excel, biến bạn từ một người dùng thông thường thành một “bậc thầy” trong xử lý dữ liệu. Hãy biến những thao tác lặp đi lặp lại thành những cú click thông minh và hiệu quả.
Bạn đã áp dụng thủ thuật nào trong số này chưa? Hay bạn có mẹo nhấp đúp nào khác mà chúng tôi chưa đề cập? Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cộng đồng của tincongnghemoi.com cùng học hỏi và phát triển. Đừng quên truy cập website của chúng tôi để khám phá thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác, giúp bạn làm chủ mọi phần mềm và công cụ làm việc!
